+420 255-708-955

Руководителям гостиниц

Основная цель инвентаризации – это учет основных средств. Данная процедура важна для всех организаций, но в гостиничном бизнесе она особо актуальна. Нередко после выезда клиента владельцам отелей приходится сталкиваться с «естественной убылью» имущества или, проще говоря, с хищениями. Список вещей, которые неожиданно «находят» новых хозяев, достаточно широк, в частности, в него входят:

• полотенца, халаты
• постельное белье
• бытовые и электроприборы (телефоны, телевизоры, DVD-плееры, фены, чайники и т.д.)
• кухонная утварь
• предметы интерьера (в том числе картины)

По сути, все имущество, находящееся в номере, передается во владение гостю на время его проживания. Отсюда следует, что при его выезде необходимо проверить наличие всех объектов учета. Сейчас эта задача ложится на горничных, но такой подход является далеко не оптимальным:

• горничная может неважно себя чувствовать, быть уставшей, у нее уже «замылен» глаз
• горничная может быть, например, не с этого этажа, и не знать точно, что именно должно наличествовать в номере
• в момент выезда клиента свободных горничных может не оказаться, и номер останется без проверки.

Все это приводит к тому, что гостиница регулярно тратит деньги на восстановление имущественного фонда.
Во избежание такой ситуации проверка сохранности приписанных за номером вещей должна проводиться:

• тщательно и точно, чтобы гарантировать сохранность имущества
• оперативно, чтобы итоги инвентаризации были известны до того, как гость окончательно выпишется и получит на руки все документы
• в отсутствие гостя, чтобы не смущать его подозрением в злых умыслах

Наша компания предлагает решение для Автоматической Идентификации, позволяющее правильно организовать процесс инвентаризации в следующих учреждениях:

• отели
• санатории/пансионаты/дома отдыха
• гостевые дома и т.д.

Решение построено на базе технологии радиочастотной идентификации – RFID.
Радиочастотная идентификация (Radio Frequency Identification, RFID) – технология беспроводного обмена данными посредством радиосигнала между помещенной на объект электронной меткой и устройством сбора данных, которое считывает с нее информацию. RFID является ничем иным, как наиболее современным и функциональным решением для построения системы Автоматической Идентификации.

Преимущества RFID-технологии


Первым преимуществом RFID-технологии является то, что для считывания метки не нужен прямой контакт или видимость с терминалом сбора данных (или антенной). Таким образом, это делает возможным скрытую установку метки, например, в батарейный отсек телевизионного пульта.
Вторым преимуществом является то, можно считывать данные одновременно с нескольких объектов/меток (до 10 шт. в 1 сек)
Третье преимущество заключается в том, существует большое разнообразие меток, отличающихся размерами и предназначением. Есть метки для мебели, металлических поверхностей, тканей и множество других.


Рис. 1. RFID-метка для крепления на металлические поверхности


В четвертых, RFID-метки являются долговечными, в частности, они могут спокойно переносить регулярные уборки, некоторые из них можно сгибать и мять, а также есть такие, которые можно многократно стирать.


Рис. 2. RFID-метки можно сгибать и стирать



Рис. 3. Полотенца, оснащенные RFID-метками


И наконец, еще одно обстоятельство, делающее применение RFID-технологии актуальным именно для гостиничного бизнеса. Гость в своем номере должен чувствовать себя как дома, а это значит, что недопустимо, чтобы он видел инвентарные номера или наклейки со штрихкодом, маркирующие предметы интерьера. Применение RFID-меток позволяет полностью избежать чувства дискомфорта у постояльца, т.к. они могут быть незаметными и находиться в труднодоступных местах, что абсолютно не мешает их уверенному считыванию.

Описание работы системы:

Система на основе RFID-технологии является современным, многофункциональным, но при этом простым в использовании решением, позволяющим автоматизировать процесс учета всего находящего на балансе имущества гостиницы, сделать его оперативным и точным. Для этого все подлежащее проверкам имущество маркируется радиочастотными метками, которые используются в качестве электронного идентификатора объектов.


Рис. 4. Мобильный терминал сбора данных


Теперь при выписке гостя из отеля в его номер заходит сотрудник (горничная), оснащенная мобильным терминалом сбора данных (ТСД), с помощью которого собирается информация о наличии имущества. Данный процесс не требует никаких специальных знаний и навыков: достаточно в каждой комнате номера провести устройством из стороны в сторону и несколько раз нажать на кнопку считывания. Так как для обнаружения и прочтения меток не нужна прямая видимость с ними, то сбор данных не займет не более пары минут (обычно на одну комнату уходит около 30 с). Благодаря установленной на терминале программе результат проверки все время высвечивается на его дисплее, и сотрудник в режиме реального времени видит, какие вещи, закрепленные за номером, были найдены, а какие – еще нет. После окончания сбора данные отчет по сети WiFi немедленно передается на компьютер администратора на стойке регистрации.
Процесс сбора данных о наличии имущества в номере может быть полностью автоматизирован и обходиться без участия в нем человека. В этом случае каждый номер оборудуется стационарными RFID-антеннами. При выписке гостя администратор просто нажимает на кнопку в установленной на его ПК программе, и уже через несколько секунд будет видеть результат инвентаризации.


Рис. 5. Принципиальная схема работы системы


Важным моментом является то, что предлагаемые компанией Optimism Company Смарт системы» RFID-метки являются саморазрушаемыми, это означает, то при попытке их отклеить их целостность нарушается, и при последующей проверке они не будут идентифицированы. Таким образом, нельзя просто разделить объект учета и метку и спрятать последнюю под кровать - пропажа вещи будет обнаружена.
Если проверка номера (неважно автоматическая или проведенная сотрудником) выявила отсутствие имущества в номере, это сразу становится известно администратору, занимающегося выпиской постояльца. В обычных условиях сотрудник гостиницы попадает в щекотливую ситуацию. Он вынужден просить заподозренного в хищении человека открыть свой багаж и разрешить досмотреть его вещи, что в свою очередь может вызвать резкий отказ. После этого могут последовать препирательства, а свидетелями сцены станут другие гости и у них останется неприятный осадок... В общем, все это досадно и некрасиво.
Внедрение системы на базе RFID-технологии позволит сгладить все острые углы, а некоторые – и вовсе обойти. Расстояние считывания метки может составлять несколько метров, а это значит, что чемодан открывать совершенно необязательно. В лобби гостиницы или на стойке регистрации можно установить антенны, которые по запросу с ПК просканируют помещение и обнаружат пропажу. Существует и другой способ предотвращения хищений, при подозрении на то, что постоялец «ошибочно» запаковал имущество гостиницы, администратор использует мобильный терминал сбора данных для проверки багажа. Ее результат будет виден сразу на дисплее устройства, такого аргумента будет достаточно, чтобы имущество вернулось законному владельцу.

Функциональные возможности системы на базе RFID-технологии:

• первичный учет имущества гостиницы (в том числе заведение новых объектов), подготовка меток для объектов учета
• инвентаризация (плановая/внеплановая) с помощью мобильных терминалов и/или стационарных антенн: контроль наличия, перемещения и состояния объектов учета, выявление излишков и недостач
• обработка результатов учета и инвентаризации имущества гостиницы (основных средств и материальных запасов в пользовании):
o построение инвентаризационных отчетов по сверке (учет/факт)
o построение итоговых инвентаризационных отчетов: об излишках, о недостачах, о проверенных объектах
o автоматическое обновление данных по результатам инвентаризации
• ведение информации по объектам учета (в том числе комплектов и количественных объектов учета):
o ведение справочников (объектов имущества, сотрудников гостиницы и др.)
o заведение новых объектов/ввод в эксплуатацию/отслеживание использования, вывод из эксплуатации/списания
o ведение истории перемещения, смены ответственных лиц, и др.
• полная синхронизация с бухгалтерской системой заказчика
• формирование сводной отчетности:
o построение аналитических отчетов о состоянии имущества, его местонахождении, принадлежности ответственным лицам
o построение отчетов с помощью визуализированных поэтажных планов
• дополнительный модули – планирование технического обслуживания и ремонта эксплуатируемых объектов: учет оборудования, ведение информации о выполнении гарантийных, плановых, внеплановых ремонтных работ, замене узлов, запчастей, расходных материалов

Основные цели внедрения системы на базе RFID-технологии:

• снижение материальных затрат на приобретение имущества для гостиницы
• упрощение проведения инвентаризации (плановой/внеплановой) имущества гостиницы (основных средств и материальных запасов в пользовании)
• сокращение сроков проведения инвентаризации (плановой/внеплановой)
• достижение полной прозрачности в области оперативного учета имущества
• снижение числа ошибок при сверке результатов инвентаризации (плановой/внеплановой)

Преимущества работы с компанией Optimism Company:


Эффективными предлагаемые нашей компанией решения делает следующее:

• наличие большого опыта работы с крупными компаниями и понимание специфики их деятельности
• соблюдение всех принятых у заказчика бизнес-процессов и процедур, индивидуальный подход к каждому клиенту и проекту
• предоставление всего спектра услуг одним поставщиком
• бесшовная интеграция RFID-систем с различными управленческими системами
• предоставление полного пакета услуг консалтинга в сфере RFID-технологий
• высокие функционал и производительность RFID-систем с возможностью их гибкой настройки
• масштабируемость решений

Внедрение системы на базе RFID-технологии позволит гостиницам быстро проводить полную и точную инвентаризацию объектов учета, одним из следствий чего будет резкое снижение «естественной убыли» имущества.
Яндекс.Метрика